‘StudiaUnina’ per migliorare la comunicazione degli studenti con le segreterie

Al lavoro un gruppo coordinato dal prof. Nicola Mazzocca

Il rapporto con le segreterie fino ad una ventina di anni fa era motivo spesso di costante frustrazione per gli studenti della Federico II. Lunghe code, difficoltà ad intercettare le informazioni giuste, disponibilità non sempre adeguata da parte del personale. L’avvento di internet, la digitalizzazione ed il cambio di mentalità tra gli impiegati hanno certamente almeno in parte migliorato la situazione. C’è, però, ancora molto da fare per raggiungere il traguardo di un servizio ottimale. Il dott. Alessandro Buttà, Direttore Generale dell’Ateneo, alla luce dell’esigenza di riorganizzazione delle segreterie studenti e in accordo con le strategie del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza, del Piano Strategico dell’Ateneo e degli obiettivi della Programmazione Triennale, ha costituito un gruppo di lavoro che ha appunto la missione di riorganizzare le segreterie. È composto da Luisa Triunfo (Segreteria Studenti Area Didattica Medicina Veterinaria), Salvatore Ronca (Segreteria Studenti Area Didattica Medicina e Chirurgia), Pellegrino Palumbo (Segreteria Studenti Area didattica Studi Umanistici), Serena De Stefano (Segreteria Studenti Area didattica Scienze MM.FF.NN), Iole Salerno (Ufficio Scuole di Specializzazione e Master), Maria Antonietta Garofalo (Centro di Ateneo per i Servizi Informativi), Amedeo Bonfiglio (Centro di Ateneo per i Servizi Informativi), Fiorella Liguori (Centro di Servizio di Ateneo per il Coordinamento di Progetti Speciali e l’Innovazione Organizzativa). La squadra è stata coordinata dal professore Nicola Mazzocca, ordinario di Sistemi di elaborazione delle informazioni, e da Maurizio Tafuto, capo della Ripartizione Relazioni Studenti. Hanno, inoltre, partecipato al progetto i professori Carlo Sansone, Presidente del Centro di Ateneo per i Servizi Informativi, e Guido Capaldo. Quest’ultimo come referente del Comitato Direttivo del CSI alla semplificazione e digitalizzazione dei processi. “Tutto è partito – illustra il prof. Mazzocca – dalla constatazione che la Federico II è regolarmente in cima alle classifiche nelle quali si valuta la qualità della ricerca e della didattica. In quella realizzata dalla Shangai Ranking Consultancy 2022 che è stata pubblicata lo scorso 15 agosto, per esempio, siamo al quinto posto in Italia. Soffriamo, però, nelle classifiche che tengono conto anche di determinati fattori di contesto, per esempio la presenza di un numero adeguato di residenze universitarie, ed in quelle che valutano in particolare i servizi proposti agli studenti. Per questi ultimi, peraltro, abbiamo verificato che le criticità non vertono tanto sul numero di servizi erogati, quanto sulla loro visibilità e descrizione e sulla modalità di accesso ad essi. Abbiamo riflettuto sul fatto che, in attesa del completo e totale rifacimento del sito internet dell’ateneo, che è in programma ma richiederà tempo, sarebbe stato scorretto rimanere in attesa e non fare nulla”. Il lavoro del gruppo per la transizione digitale delle segreterie studenti ha dunque individuato come elementi principali d’interesse: le modalità di comunicazione attraverso il sito Web rivolte ai diversi soggetti potenzialmente interessati alle attività didattiche dell’Ateneo (lauree triennali, magistrali, post-laurea); le procedure di competenza delle segreterie, dei flussi informativi e della relativa modulistica digitale; le modalità di interazione tra gli studenti e gli uffici di segreteria (sportelli, contact center).

“I temi principali nel breve termine – va avanti nella spiegazione Mazzocca – sono il miglioramento della comunicazione e delle modalità di presentazione dei servizi, che metta lo studente al centro, e la riorganizzazione delle procedure, la quale passa attraverso la predisposizione di una modulistica adeguata on-line ed una corretta ed esaustiva descrizione delle procedure”. È nata così la nuova sezione StudiaUnina (https://www.unina.it/studiaunina). Si presenta “come uno spazio dedicato, oltre che agli studenti iscritti, anche alle future matricole. La pagina illustra tutti i passi per l’iscrizione, dall’orientamento all’immatricolazione. Dotata di cinque quicklink che consentono un accesso rapido alle informazioni, StudiaUnina vuole orientare maggiormente l’utente all’informazione che cerca: iscrizioni; tasse; trasferimenti e passaggi di corso; studiare; servizi e opportunità”. Il gruppo di lavoro ha poi individuato gli obiettivi di lungo termine. Presuppongono “una modifica organizzativa basata sulla disponibilità di nuovi servizi informatici. Sono state definite le procedure di maggior rilievo che devono essere oggetto di digitalizzazione e devono essere integrate nella nuova procedura di gestione delle segreterie e le modifiche della strutturazione del sito web per dare maggiore centralità e organicità alle informazioni d’interesse dello studente sul modello di quanto fatto da altri prestigiosi Atenei. Sarà inoltre riorganizzato il contact center”. Il tutto è stato progettato anche guardando in casa d’altri perché il gruppo di lavoro ha confrontato il portale UNINA con quelli degli altri mega Atenei statali, in particolar modo il sito dell’Università di Bologna, Politecnico di Milano e Torino. Conclude il prof. Mazzocca: “La riorganizzazione delle informazioni, già presenti sul sito, si è ispirata a un sistema che presuppone uno stile comunicativo maggiormente rivolto allo studente per far percepire allo stesso, anche dal punto di vista della comunicazione, il suo ruolo centrale nel sistema universitario.

Fabrizio Geremicca

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