Addio plico cartaceo allo sportello della segreteria
Il digitale e le sue trasformazioni come orizzonte di studio. Ma il digitale pure come supporto pratico per semplificare le pendenze burocratiche. Lo scorso 30 settembre, in streaming, il Dipartimento di Scienze sociali ha inaugurato una nuova procedura per la presentazione della domanda di laurea. Più smart, più snella. A vantaggio tanto dei ragazzi – circa in 50 a seguire la diretta – quanto della segreteria, che ha partorito l’idea. “Abbiamo pensato di utilizzare la procedura Microsoft Forms – spiega la dott.ssa Carmela Sorvillo, responsabile della segreteria studenti – un’applicazione del pacchetto Office 365, per il quale l’Ateneo mette a disposizione la licenza. L’idea è maturata sulla base dell’esperienza dell’amministrazione interna che, durante il Covid, ha sfruttato questo canale per fare anche domande di lavoro agile. Ci siamo detti, con il pieno appoggio del Dirigente dott. Maurizio Tafuto, che forse la si poteva sperimentare anche per le istanze di laurea”. Il cambiamento della procedura è figlio innanzitutto di un bisogno pratico: avere uno strumento più immediato per gestire tutta “la documentazione che perviene prima di ogni seduta di laurea, che chiede di essere organizzata al meglio e strutturata in maniera funzionale”. Piegando a proprio favore le difficoltà sperimentate negli ultimi anni – “prima i ragazzi erano chiamati a consegnare il plico cartaceo allo sportello, mentre durante la pandemia abbiamo creato una casella di posta elettronica apposita”, aggiunge Sorvillo – la segreteria studenti ha colto la palla al balzo per “sottoporre sempre meno le procedure ad interventi degli operatori e a rendere la vita più facile ai laureandi, che d’ora in poi potranno eseguire il tutto tramite l’app dal cellulare”. Ma non è tutto. Chi è stato studente sa benissimo quanta ansia provochi la mancata risposta tramite mail da parte dell’ufficio preposto per l’avvenuta consegna del plico digitale. Anche questo problema è stato risolto, perché “compilati i semplici campi del form, che prevedono risposte multiple difficili da sbagliare più campi vuoti per segnalare possibili anomalie di carriera, il sistema comunica immediatamente l’avvenuta ricezione della documentazioneo eventuali errori”. Dunque, poche domande, pochi documenti da caricare: subito l’upload. Il banco di prova, o prova del nove, che dir si voglia, saranno naturalmente le prossime sessioni di laurea, anche se sono state effettuate “tutte le prove del caso attraverso l’inserimento di domande fittizie e ogni volta la procedura è andata a buon fine”. Tuttavia, i primi feedback sono già arrivati, e tutti molto positivi. “Per la seduta di ottobre sono pervenute, tramite la nuova procedura, già 46 domande e abbiamo visto che si sono ridotte di molto le richieste di chiarimenti da parte dei ragazzi”. Oltretutto, i rappresentanti hanno provveduto “a diffondere le nuove istruzioni, che comunque sono reperibili sul sito del Dipartimento, dove tutto è spiegato in maniera semplice e fruibile”.
