Come funzionano i tre Uffici del Polo

“Abbiamo fatto in modo che il passaggio di funzioni dalle ex Facoltà al nuovo Polo Didattico di Ateneo (PDA) non abbia ripercussioni sulla vita degli studenti”, assicura la Presidente prof.ssa Elda Morlicchio. Al Polo sono passate, come previsto dal nuovo Statuto, tutte le funzioni della Facoltà che hanno a che fare con la didattica e con i rapporti con gli studenti. Quindi, nell’organizzazione dei nuovi uffici si è posta molta attenzione nel dare un senso di continuità. “Il PDA svolge funzioni di coordinamento tra tutti i Corsi di Laurea di primo e secondo livello e, quindi, ha il compito di uniformare e regolare tutte le procedure di calendarizzazione esami, costituzione piani di studio, assegnazione tesi di laurea, distribuzione aule, nonché programmazione dell’offerta didattica: insomma tutto quello che riguarda la vita quotidiana degli studenti”, spiega la Presidente. Naturalmente questo è un anno di transizione: “in questi mesi abbiamo dovuto organizzare tutto – dal trasferimento di personale alle questioni pratiche, ad esempio imbiancare gli uffici o far rifare tutti i timbri – ma siamo già in piena attività. A breve potremo avere il Consiglio di Polo al completo anche della componente dei Coordinatori dei Corsi di studio. Quindi inizieremo ad entrare nel vivo del lavoro anche in un’ottica di progettazione per i prossimi tre anni. Per adesso siamo pronti ad accogliere i circa 10 mila studenti dell’Orientale che si rivolgeranno a noi, come un tempo facevano con le Presidenze di Facoltà”.
Per non disorientare i ragazzi, gli uffici del Polo sono rimasti tutti all’ottavo piano di Palazzo del Mediterraneo, dove un tempo erano le presidenze, anzi “abbiamo organizzato i locali su un unico corridoio in modo da avere maggiore interrelazione tra gli uffici. Il personale, inoltre, è lo stesso e ognuno ha portato in questa nuova esperienza la memoria storica e le buone pratiche degli uffici di provenienza, dando una marcia in più ai nostri servizi. Abbiamo fatto in modo che in ogni ufficio ci sia un ‘rappresentante’ per ognuna delle vecchie Facoltà, così che i ragazzi possano trovare sempre dei volti noti tra il personale delle strutture dismesse”.

Informazioni 
anche via mail

La nuova macchina amministrativa è articolata in tre uffici-servizio principali, che rappresentano i tre momenti principali della vita didattica. Il Servizio offerta didattica (PDA-S1), con a capo la dott.ssa Adele Lancia, si occupa delle attività relative alla programmazione didattica; della gestione delle procedure informatiche e delle banche dati dell’offerta formativa dei Corsi di Laurea e Laurea Magistrale; della gestione del sito web del Polo; del calendario dei corsi e del diario degli esami di profitto; della gestione degli spazi per la didattica e per gli esami; delle attestazioni relative ad aspetti didattici non routinari. “Questo ufficio lavorerà su tutto ciò che interessa gli spazi e gli orari della didattica – chiarisce la prof.ssa Morlicchio – Quindi uno studente che ha dei dubbi, ad esempio, sul calendario degli esami può rivolgersi qui”. Il Servizio organizzazione delle attività del Polo (PDA-S2), diretto dalla sig.ra Patrizia Monaci, ha, invece, competenze sulle attività di informazione e comunicazione e di supporto agli Organi del Polo; sull’elaborazione del contenuto dei Manifesti degli studi e sull’organizzazione dei test di accesso alle Magistrali e sulla formazione delle Commissioni e del calendario degli esami di laurea. Si occuperà, inoltre, delle Commissioni di vario genere – pratiche studenti, riconoscimento crediti, orientamento ai corsi – e del ricevimento studenti per problematiche generali. “L’ufficio sarà impegnato su tutte le attività svolte all’interno dei singoli Corsi di Laurea”. Tra gli obiettivi: migliorare la comunicazione con gli studenti, anche attraverso una modulistica ad hoc. “Lo studente che ha bisogno di informazioni può scrivere all’indirizzo polodidattico@unior.it e riceverà immediatamente risposta. Se il chiarimento da lui richiesto presuppone un incontro dal vivo, perché magari si tratta di una problematica più complessa della semplice richiesta informazioni, gli viene inviato, sempre via mail, un modulo in cui inserire tutti i suoi dati. Quando il ragazzo verrà all’appuntamento troverà, così, la persona più competente a risolvere il suo problema. Bisogna considerare, infatti, che nei nostri uffici confluiscono gli studenti di tutti i Corsi di Laurea e di tutti gli ordinamenti, dal vecchio fino al 270, con piani di studio differenti, e ognuno con problematiche molto diverse tra loro. Quindi essere informati prima è un grosso vantaggio per offrire un servizio migliore”. Il Servizio carriera didattica dello studente (PDA-S3), responsabile il dott. Luigi Mondo, si occupa, infine, della gestione delle credenziali di accesso ai servizi informatici a docenti, affidatari, supplenti e professori a contratto; della gestione della procedura informatica ‘esse3’; della gestione dei procedimenti per l’anagrafe nazionale degli studenti e del ricevimento studenti per problematiche riferite alle procedure informatizzate. “Gli studenti possono rivolgersi a quest’ufficio, ad esempio, quando si riscontrano anomalie nella visualizzazione della carriera on-line, cioè se non sono stati caricati bene tutti i dati o per disservizi simili”. 
Allo scopo di ottimizzare le risorse e tenere gli uffici sempre in collegamento tra loro, sono state programmate riunioni settimanali tra il Presidente e i tre Capo Servizi. Un obiettivo a breve termine: “ottenere al più presto il rilascio del certificato di laurea o di iscrizione con esami sostenuti, in lingua inglese: un passaggio molto importante per i nostri studenti”.
Valentina Orellana