Se ne sente parlare da tempo, si ipotizzavano tante soluzioni, giravano notizie coperte da un velo di segretezza… adesso è tutto chiaro! Parliamo della Riorganizzazione Amministrativa dell’Università Federico II, uno dei punti principali del programma elettorale del Rettore Gaetano Manfredi. Una operazione strategica per dare una ulteriore spinta all’Ateneo, puntando sull’efficienza e l’innovazione. Un intervento anche doveroso, perché negli ultimi anni la dicotomia tra le due componenti dell’Ateneo, quella burocratico amministrativa e quella didattica e di ricerca, in alcuni casi, è diventata sempre più marcata e controproducente. È stato un lavoro lungo e complesso, iniziato nel 2015, affidato dal Rettore, con apposita delega, al prof. Guido Capaldo, ordinario di “Ingegneria economico–gestionale”, esperto in materia di organizzazione universitaria, che ha agito in sinergia con il Direttore Generale,
dott. Francesco Bello, supportati dal dirigente della Ripartizione Personale contrattualizzato, dott.ssa Gabriella Formica, ed altri dirigenti e docenti. Ruolo fondamentale lo hanno avuto anche 10 laureandi in Ingegneria Gestionale che, in una sorta di laboratorio, in veste di “advisor”, hanno studiato e fatto le “pulci” all’Ateneo, fornendo un grosso contributo nell’analisi e nella definizione delle linee guida per la riprogettazione organizzativa dell’Ateneo. Per conoscere i particolari di questa imponente operazione di “restyling” incontriamo, negli uffici della Direzione Generale, i due principali artefici, il prof. Capaldo ed il Direttore Bello. Quali sono state le principali motivazioni che hanno spinto l’Ateneo verso questa radicale riforma? “Cambiare è una necessità cui ci si deve adeguare ed abituare per avere un Ateneo competitivo nei prossimi anni. Di recente, per esempio, ci siamo adeguati ad una importante Riforma del Sistema Universitario, ora abbiamo obblighi derivanti dall’applicazione delle norme sulla trasparenza, sull’anticorruzione, dobbiamo essere pronti sulla valutazione della performance, allo stesso tempo preparati e competitivi per poter accedere e gestire efficacemente le risorse dei grandi progetti di ricerca o per nuove infrastrutture. Altri aspetti da non trascurare sono la qualità e l’efficienza del supporto che l’Amministrazione deve assicurare ai processi relativi alla didattica, alla ricerca ed alla terza missione dei Dipartimenti. Non potevamo restare fermi, era diventato indispensabile dotarci di adeguati strumenti per competere con gli altri grandi Atenei italiani”. Come è stato elaborato un progetto così complesso? “Il modello è stato sviluppato sulla base dei risultati di uno studio attraverso il quale abbiamo individuato criticità e punti di forza anche rispetto ad altri Atenei assimilabili al nostro. La proposta del nuovo organigramma è stata preceduta da una approfondita analisi dei processi attuali (per i quali è stata effettuata una diagnosi in base a criteri di efficacia ed efficienza) e dalla progettazione di nuovi processi, necessari affinché il modello organizzativo potesse risultare coerente con le finalità della riorganizzazione. Intervenire sui processi è fondamentale poiché consente di prendere in esame il flusso delle attività nelle diverse Ripartizioni e la distribuzione delle responsabilità (‘chi fa cosa’). In tal modo si può scendere nel dettaglio delle competenze specialistiche richieste alle figure professionali che operano (o che dovranno operare) nei diversi processi. Successivamente sono state definite le modifiche da apportare all’organigramma, affinché nel reingegnerizzare i processi e le attività amministrative emergessero con maggiore evidenza le risposte strutturali per assicurare ai Dipartimenti un adeguato livello di servizio, in particolare per quanto riguarda la didattica, la ricerca e la terza missione È opportuno sottolineare che nella mappatura e nell’analisi dei processi relativi al supporto alla didattica ed alla ricerca sono stati coinvolti i principali stakeholder: un campione di Direttori di Dipartimento, Delegati del Rettore, Commissioni di Ateneo, esponenti degli organi di Governo”. Su quali strutture si intende partire prima? “Il nuovo modello organizzativo, nella prima fase, interesserà l’Amministrazione Centrale, ma si estenderà anche alle strutture decentrate in una visione organica e sinergica dell’apparato amministrativo dell’Ateneo, al fine di renderlo più competitivo e rispondente al mutato contesto normativo ed organizzativo”. Modifiche importanti per l’Amministrazione Centrale che prevedono cambiamenti negli Uffici e nelle Ripartizioni? “La nuova struttura centrale prevede dodici Ripartizioni, tre in più di quelle attuali, con la costituzione dinuovi uffici. Inoltre, per ottimizzare risorse ed essere più efficienti ci saranno spostamenti di uffici, potenziamento di altri ed una importante attività di formazione che dovrà coinvolgere necessariamente tutti”.
Un Ufficio Management Didattico
Come saranno denominate e cosa faranno le tre nuove Ripartizioni? “Abbiamo esigenze prioritarie di cambiamento, potenziamento del ruolo e funzioni, in particolare di alcuni Uffici dell’Amministrazione Centrale. Innanzitutto bisogna lavorare sulla programmazione dell’offerta didattica dei Dipartimenti e migliorare il processo di autovalutazione e valutazione della stessa per meglio implementare nei Corsi di Studio i requisiti dell’ANVUR e delle politiche di Ateneo in materia di qualità della didattica. Per soddisfare tale esigenza, si procederà con la creazione di una Ripartizione dedicata alla Didattica, che svolgerà un ruolo fondamentale nel rapporto con i Dipartimenti. A dimostrazione di ciò, il primo giugno è già stato costituito un Ufficio Management didattico, che, in via transitoria, sarà collocato nell’ambito della attuale Ripartizione Affari Generali. Con la creazione di una Ripartizione dedicata alla Ricerca saranno valorizzate le attività di ricerca e di trasferimento tecnologico dei Dipartimenti, anche con l’ammodernamento dei servizi per facilitare
l’accesso ai progetti di ricerca finanziati con bandi e per supportare la gestione amministrativa dei progetti, senza trascurare il processo di internazionalizzazione della didattica e della ricerca. La Ripartizione Organizzazione e Sviluppo lavorerà, invece, sul potenziamento dei processi di sviluppo organizzativo attraverso la diffusione di adeguate metodologie atte ad assicurare il necessario supporto alla evoluzione dei processi e degli assetti organizzativi delle Strutture Amministrative dell’Ateneo”. Prima si è parlato di accorpamenti, spostamenti e nuovi uffici, è possibile avere qualche anticipazione? “La Ripartizione Ricerca, una volta istituita, assorbirà uffici attivi per lo stesso settore in altre Ripartizioni, così come la Ripartizione Didattica ne assorbirà da altre. Tra i nuovi uffici, come già evidenziato, abbiamo pensato a quello fondamentale del ‘management didattico’. Altra novità è prevista per la Ripartizione del Personale che sarà unica, comprendendo la gestione sia del personale docente che tecnico amministrativo. È evidente che i criteri utilizzati si basano sulla razionalizzazione e l’efficientamento, cercando di aggregare strutture che hanno elevate interdipendenze in quanto devono soddisfare gli stessi requisiti in termini di procedimento e normative e che hanno bisogno dello stesso coordinamento”. La realizzazione di tutto questo richiede chiaramente un cospicuo investimento in termini di risorse umane? “L’Ateneo ha assunto una decisione strategica investendo un numero adeguato di punti organico per il personale tecnico amministrativo e puntando sulla formazione del personale, quest’ultima di fondamentale importanza dato che nell’ambito della riorganizzazione alcuni uffici sono non solo nuovi ma anche innovativi. Inoltre, come richiesto dal Rettore, per Uffici e Ripartizioni è stata predisposta una analisi dettagliata dei processi e delle attività da realizzare, delle figure professionali e delle competenze necessarie”. Oltre alla creazione e ottimizzazione di Ripartizioni ed uffici, quali altre attività saranno potenziate? “L’orientamento, in ingresso ed in uscita (placement), degli studenti; va migliorata l’efficacia dei processi di gestione della formazione; bisogna rafforzare la logica del ‘servizio’ dall’Amministrazione Centrale nei confronti delle strutture decentrate attraverso il rafforzamento del supporto ai Dipartimenti nei settori strategici della gestione dell’offerta formativa e della ricerca, come scouting di opportunità di finanziamento, supporto alla presentazione delle domande, ricerca di partner e rendicontazione. Sarà importante anche potenziare gli Organi di Staff al Rettore ed al Direttore Generale, in particolare per quanto riguarda la produzione di statistiche ufficiali di Ateneo, il monitoraggio dello stato di avanzamento dei grandi progetti, il supporto alla programmazione ed al controllo delle performance di Ateneo”. State già lavorando anche alla riorganizzazione delle strutture decentrate? “Sì. Attualmente i modelli organizzativi dei Dipartimenti sono molto diversi tra loro. L’idea è di creare al loro interno delle unità di processo standard in maniera tale che, pur nella differenziazione numerica negli uffici, ci siano comunque delle risorse dedicate a collaborare in quei processi essenziali per l’intera amministrazione”.
Gennaro Varriale
dott. Francesco Bello, supportati dal dirigente della Ripartizione Personale contrattualizzato, dott.ssa Gabriella Formica, ed altri dirigenti e docenti. Ruolo fondamentale lo hanno avuto anche 10 laureandi in Ingegneria Gestionale che, in una sorta di laboratorio, in veste di “advisor”, hanno studiato e fatto le “pulci” all’Ateneo, fornendo un grosso contributo nell’analisi e nella definizione delle linee guida per la riprogettazione organizzativa dell’Ateneo. Per conoscere i particolari di questa imponente operazione di “restyling” incontriamo, negli uffici della Direzione Generale, i due principali artefici, il prof. Capaldo ed il Direttore Bello. Quali sono state le principali motivazioni che hanno spinto l’Ateneo verso questa radicale riforma? “Cambiare è una necessità cui ci si deve adeguare ed abituare per avere un Ateneo competitivo nei prossimi anni. Di recente, per esempio, ci siamo adeguati ad una importante Riforma del Sistema Universitario, ora abbiamo obblighi derivanti dall’applicazione delle norme sulla trasparenza, sull’anticorruzione, dobbiamo essere pronti sulla valutazione della performance, allo stesso tempo preparati e competitivi per poter accedere e gestire efficacemente le risorse dei grandi progetti di ricerca o per nuove infrastrutture. Altri aspetti da non trascurare sono la qualità e l’efficienza del supporto che l’Amministrazione deve assicurare ai processi relativi alla didattica, alla ricerca ed alla terza missione dei Dipartimenti. Non potevamo restare fermi, era diventato indispensabile dotarci di adeguati strumenti per competere con gli altri grandi Atenei italiani”. Come è stato elaborato un progetto così complesso? “Il modello è stato sviluppato sulla base dei risultati di uno studio attraverso il quale abbiamo individuato criticità e punti di forza anche rispetto ad altri Atenei assimilabili al nostro. La proposta del nuovo organigramma è stata preceduta da una approfondita analisi dei processi attuali (per i quali è stata effettuata una diagnosi in base a criteri di efficacia ed efficienza) e dalla progettazione di nuovi processi, necessari affinché il modello organizzativo potesse risultare coerente con le finalità della riorganizzazione. Intervenire sui processi è fondamentale poiché consente di prendere in esame il flusso delle attività nelle diverse Ripartizioni e la distribuzione delle responsabilità (‘chi fa cosa’). In tal modo si può scendere nel dettaglio delle competenze specialistiche richieste alle figure professionali che operano (o che dovranno operare) nei diversi processi. Successivamente sono state definite le modifiche da apportare all’organigramma, affinché nel reingegnerizzare i processi e le attività amministrative emergessero con maggiore evidenza le risposte strutturali per assicurare ai Dipartimenti un adeguato livello di servizio, in particolare per quanto riguarda la didattica, la ricerca e la terza missione È opportuno sottolineare che nella mappatura e nell’analisi dei processi relativi al supporto alla didattica ed alla ricerca sono stati coinvolti i principali stakeholder: un campione di Direttori di Dipartimento, Delegati del Rettore, Commissioni di Ateneo, esponenti degli organi di Governo”. Su quali strutture si intende partire prima? “Il nuovo modello organizzativo, nella prima fase, interesserà l’Amministrazione Centrale, ma si estenderà anche alle strutture decentrate in una visione organica e sinergica dell’apparato amministrativo dell’Ateneo, al fine di renderlo più competitivo e rispondente al mutato contesto normativo ed organizzativo”. Modifiche importanti per l’Amministrazione Centrale che prevedono cambiamenti negli Uffici e nelle Ripartizioni? “La nuova struttura centrale prevede dodici Ripartizioni, tre in più di quelle attuali, con la costituzione dinuovi uffici. Inoltre, per ottimizzare risorse ed essere più efficienti ci saranno spostamenti di uffici, potenziamento di altri ed una importante attività di formazione che dovrà coinvolgere necessariamente tutti”.
Un Ufficio Management Didattico
Come saranno denominate e cosa faranno le tre nuove Ripartizioni? “Abbiamo esigenze prioritarie di cambiamento, potenziamento del ruolo e funzioni, in particolare di alcuni Uffici dell’Amministrazione Centrale. Innanzitutto bisogna lavorare sulla programmazione dell’offerta didattica dei Dipartimenti e migliorare il processo di autovalutazione e valutazione della stessa per meglio implementare nei Corsi di Studio i requisiti dell’ANVUR e delle politiche di Ateneo in materia di qualità della didattica. Per soddisfare tale esigenza, si procederà con la creazione di una Ripartizione dedicata alla Didattica, che svolgerà un ruolo fondamentale nel rapporto con i Dipartimenti. A dimostrazione di ciò, il primo giugno è già stato costituito un Ufficio Management didattico, che, in via transitoria, sarà collocato nell’ambito della attuale Ripartizione Affari Generali. Con la creazione di una Ripartizione dedicata alla Ricerca saranno valorizzate le attività di ricerca e di trasferimento tecnologico dei Dipartimenti, anche con l’ammodernamento dei servizi per facilitare
l’accesso ai progetti di ricerca finanziati con bandi e per supportare la gestione amministrativa dei progetti, senza trascurare il processo di internazionalizzazione della didattica e della ricerca. La Ripartizione Organizzazione e Sviluppo lavorerà, invece, sul potenziamento dei processi di sviluppo organizzativo attraverso la diffusione di adeguate metodologie atte ad assicurare il necessario supporto alla evoluzione dei processi e degli assetti organizzativi delle Strutture Amministrative dell’Ateneo”. Prima si è parlato di accorpamenti, spostamenti e nuovi uffici, è possibile avere qualche anticipazione? “La Ripartizione Ricerca, una volta istituita, assorbirà uffici attivi per lo stesso settore in altre Ripartizioni, così come la Ripartizione Didattica ne assorbirà da altre. Tra i nuovi uffici, come già evidenziato, abbiamo pensato a quello fondamentale del ‘management didattico’. Altra novità è prevista per la Ripartizione del Personale che sarà unica, comprendendo la gestione sia del personale docente che tecnico amministrativo. È evidente che i criteri utilizzati si basano sulla razionalizzazione e l’efficientamento, cercando di aggregare strutture che hanno elevate interdipendenze in quanto devono soddisfare gli stessi requisiti in termini di procedimento e normative e che hanno bisogno dello stesso coordinamento”. La realizzazione di tutto questo richiede chiaramente un cospicuo investimento in termini di risorse umane? “L’Ateneo ha assunto una decisione strategica investendo un numero adeguato di punti organico per il personale tecnico amministrativo e puntando sulla formazione del personale, quest’ultima di fondamentale importanza dato che nell’ambito della riorganizzazione alcuni uffici sono non solo nuovi ma anche innovativi. Inoltre, come richiesto dal Rettore, per Uffici e Ripartizioni è stata predisposta una analisi dettagliata dei processi e delle attività da realizzare, delle figure professionali e delle competenze necessarie”. Oltre alla creazione e ottimizzazione di Ripartizioni ed uffici, quali altre attività saranno potenziate? “L’orientamento, in ingresso ed in uscita (placement), degli studenti; va migliorata l’efficacia dei processi di gestione della formazione; bisogna rafforzare la logica del ‘servizio’ dall’Amministrazione Centrale nei confronti delle strutture decentrate attraverso il rafforzamento del supporto ai Dipartimenti nei settori strategici della gestione dell’offerta formativa e della ricerca, come scouting di opportunità di finanziamento, supporto alla presentazione delle domande, ricerca di partner e rendicontazione. Sarà importante anche potenziare gli Organi di Staff al Rettore ed al Direttore Generale, in particolare per quanto riguarda la produzione di statistiche ufficiali di Ateneo, il monitoraggio dello stato di avanzamento dei grandi progetti, il supporto alla programmazione ed al controllo delle performance di Ateneo”. State già lavorando anche alla riorganizzazione delle strutture decentrate? “Sì. Attualmente i modelli organizzativi dei Dipartimenti sono molto diversi tra loro. L’idea è di creare al loro interno delle unità di processo standard in maniera tale che, pur nella differenziazione numerica negli uffici, ci siano comunque delle risorse dedicate a collaborare in quei processi essenziali per l’intera amministrazione”.
Gennaro Varriale
